Zarządzanie czasem to podstawa

By   16 stycznia 2017

Stanowisko Asystenta Biura Handlowego wymaga dobrej organizacji, dokładności i szybkiego działania. Istotnym elementem tej pracy, jak i zresztą każdej innej, jest odpowiednie zarządzanie czasem. Dobra organizacja czasu pracy pozwala na efektywne jego wykorzystanie i jest podstawą sukcesu.

Jak dobrze zarządzać czasem i co może nam w tym pomóc?zarządzanie czasem to podstawa

Planowanie harmonogramu dnia

Planowanie jest podstawą skutecznego działania i realizowania zamierzonych celów.

Robienie notatek i wytyczenie celów

Pamięć bywa zawodna. Duża ilość informacji może spowodować brak zapamiętania tych najważniejszych. Poza tym warto zanotować sobie jakie mamy konkretne zamierzenia np. wystawienie wszystkich opłaconych faktur, a nie tylko wystawienie faktur.

Ustal priorytety!

Zacznij pracę od najważniejszych jej elementów. Rzeczy ważne i pilne należy wykonywać najpierw. Zadania ważne, które za razem nie są pilne, można odłożyć na trochę później i poświęcić im więcej czasu. Są także zadania, które nie są aż tak ważne, ale są pilne – trzeba wykonać je szybko. Rzeczy mniej ważne, które nie są pilne wykonujemy na końcu.

Grupowanie zadań, które są podobne do siebie pozwala w efektywniejszym wykorzystywaniu czasu. Nie wykonuj kilku rzeczy na raz, bo żadna z nich nie będzie wykonana dobrze. Kluczem do sukcesu jest skupienie uwagi na bieżącej sprawie. Kiedy się rozpraszamy, automatycznie wydłuża się czas realizacji zadania.

Kontroluj realizację zadań

Ważna jest także kontrola realizacji zadań i założenie sobie czasu na nieplanowane sprawy.

Unikaj wszelkiego rodzaju tzw. „rozpraszaczy”

Remont wyprasza mnie z domu

By   2 września 2016

Odkąd sąsiedzi z dołu prowadzą bardzo intensywny remont całego swojego mieszkania, zostałam pracownikiem miesiąca i każdego dnia zostaję przynajmniej dwie godziny dłużej w pracy, asystent biura handlowego. Widać, że sąsiedzi bardzo mocno wzięli sobie do serca fakt, że cisza nocna obowiązuje jedynie od godziny 22 do 6 rano, bo tylko w tym czasie jest cisza i spokój. Wraz z wybiciem godziny szóstej rozpoczyna się wiercenie, walenie, stukanie i robienie tysięcy innych, bardzo hałaśliwych rzeczy. Głośne prace remontowe trwają non stop, aż do 22.00.  Nawet gdybym chciała pospać dłużej to nie dałabym rady.

b60Do pracy wyszykowana jestem już na godzinę przed wyjściem. Mam zrobione kanapki, a czasem nawet sałatkę. Jestem już zawsze po kawie i po śniadaniu, mam perfekcyjnie zrobiony makijaż i ładnie ułożone włosy. Żeby jakoś zabić czas czytam sobie coś do pracy, wertuję gazetę lub po prostu staram się nie myśleć o niczym, co jest bardzo trudne przy ciągłych odgłosach walenia i wiercenia.

Remont u sąsiadów jeszcze się nie skończył, więc dziś też nie mam zamiaru wracać wcześnie do domu. Dziś nie zostaję jednak w pracy, a idę do galerii handlowej na zakupy. Przyszła wypłata, więc można zaszaleć.

Mieszanka

By   6 lutego 2015

p60Wśród pracowników biura handlowego, w którym pracuję jako asystentka biura handlowego Głogów, spotkać można wielu różnych ludzi, o różnych charakterach i sposobach zachowania. To ciekawe, że w miejscu, w którym wszyscy wykonują niemal te same czynności różnorodność osobowości jest tak duża. Ta różnorodność świadczy o tym, że nigdy nie można wybierać pracownika na podstawie kilku wytypowanych cech. Jak pokazuje moje doświadczenie, osoby o zupełnie różnych charakterach mogą osiągać podobne wyniki sprzedażowe i być bardzo dobrymi pracownikami.

Jako, że praca w sprzedaży wiąże się ze spotkaniami z klientami, od wszystkich pracowników biura kierownik wymaga odpowiedniego ubioru. Każdy przychodzi do pracy ubrany elegancko i schludnie. Nie dajcie się jednak zwieść, bo pod podobnymi przebraniami kryją się skrajnie różne osoby  – jedne otwarte i wesołe, inne zamknięte w sobie i ponure. Z całego biura najbardziej lubię Dominika – jest wesoły, otwarty i zawsze powie coś śmiesznego. To taki typ czarusia, na którego trzeba uważać. Mimo swojej otwartości Dominik wcale nie jest najlepszym sprzedawcą. Wyprzedza go Gabryśka, której z kolei wcale nie lubię. Uważa się za lepszą od innych, często zachowuje jak księżniczka i mało z kim rozmawia. Mimo to klienci ją uwielbiają i to ona zawsze ma największą sprzedaż.  Gdy awansuję z asystentki na sprzedawcę też będę musiała przyjąć jakąś taktykę rozmów z klientami. Ciekawe jak ja postrzegana będę przez innych ludzi.

Różne zajęcia

By   28 stycznia 2015

Rodzice przestrzegali mnie, że praca asystenta biura handlowego może mi się nie spodobać i może nie polegać na tym, na czym mi zależało. Na szczęście okazało się, że moje zadania nie polegają jedynie na parzeniu kawy i dostarczaniu pracownikom kanapek (chociaż to też robię), a w ich skład wchodzą również inne elementy, bardziej związane z firmą i z jej profilem gospodarczym.

z60Moim najważniejszym zadaniem w firmie jest praca z dokumentacją. Sporządzam ogólne raporty, porządkuję papiery i czuwam, by wszystko miało swoje miejsce. Od rana do popołudnia siedzę w nosie z  komputerem lub w segregatorach. Od czasu do czasu zdarza mi się porozmawiać z jakimś klientem, ale głównie wtedy, gdy rozmowa dotyczy konkretnego dokumentu, do którego ja mam najszybszy dostęp, asystent biura handlowego Inowrocław.

To inni pracownicy działu handlowego zajmują się sprzedażą, obsługą klientów i przyjmowaniem ich skarg. Pomiędzy jednym dokumentem a drugim często zdarza mi się załatwiać jakieś sprawy swoich przełożonych. Biegam np. między jednym biurem a drugim, kopiuję dokumentację, zbieram informacje lub robię coś zupełnie innego.

Gdyby nie niska pensja to praca asystenta biura handlowego bardzo by mi odpowiadała. Awans związany będzie z podwyżką, ale też ze zmianą charakteru mojej pracy, na którą nie jestem przygotowany. Nie wiem czy rozmowy z klientami to coś, co chciałbym wykonywać.

Wiosennie zimą

By   13 stycznia 2015

Dziś na dworze jest taka ładna pogoda, że w ogóle nie ma się wrażenia,  że mamy początek zimy. Od pierwszego dnia kalendarzowej zimy nie minął jeszcze nawet miesiąc, a na dworze wita nas przepiękne słońce i iście wiosenna atmosfera. Gdy siedzę w biurze i spoglądam przez okno mam ochotę wybiec z pracy i zostawić wszystkie obowiązki zawodowe za sobą, asystent biura handlowego Żory.

q60Jakiś czas temu kolega powiedział mi, że skoro święta już minęły, to teraz każdy będzie czekał na wiosnę. Trzeba przyznać, że w tym stwierdzeniu jest sporo prawdy. Teraz nie czekam na nic innego, jak na pierwszy podmuch nieco cieplejszego wiatru, pierwsze pąki na drzewach i uczucie, że natura znów budzi się do życia.

Nie mogę doczekać się, gdy będę mógł wyjść na dwór jedynie w swetrze, nie musząc martwić się o kurtki, czapki i szaliki. Wiosna to moja ulubiona pora roku również dlatego, że na wiosnę się urodziłem i kojarzy mi się nie tylko z łagodniejącą pogodą, ale również świętowaniem moich urodzin.

W tym roku żadnej imprezy nie będzie, bo w końcu mam już 32 lata. Czas zacząć obchodzić imieniny zamiast urodzin. Nie jestem już studentem ani młodzieniaszkiem. Teraz pełnię rolę głowy rodziny i jej jedynego żywiciela.

Bożonarodzeniowe wylanie z pracy

By   18 grudnia 2014

Święta Bożego Narodzenia to czas radości, dobrych myśli i wyrozumiałości dla wszystkich wokół. Często w okresie świątecznym jesteśmy milsi i lepsi dla osób, których normalnie nie lubimy. To chyba naturalny efekt uboczny Bożego Narodzenia.

w60Niestety nie wszystkich ogarnia świąteczny nastrój i nie każdy jest w stanie zrozumieć, że przed świętami nie powinno się nikomu podkładać żadnych świń i obwieszczać złych informacji. Mój kierownik chyba nie należy do osób, które wiedzą jak się zachowywać przed Świętami. Wyobraźcie sobie, że wczoraj kierownik wezwał mnie do siebie do biura i powiedział, że w związku z cięciami budżetowymi i problemami w firmie muszą zredukować liczbę pracowników i to ja, jako najmłodszy pracownik w zespole zostałem wytypowany do bycia zwolnionym.

Myślałem, że ktoś mi robi głupi żart i jestem w ukrytej kamerze, ale tak niestety nie było. Szedłem na spotkanie z kierownikiem z myślą, że dostanę bon świąteczny, a nie, że mnie wyleją, asystent biura handlowego Mielec. Nawet jeśli zdecydowali o moim zwolnieniu to dlaczego powiedzieli mi to na tydzień przed Wigilią? Nie mogli poczekać pół miesiąca i zwolnić mnie w Nowym Roku? Przynajmniej przez Święta żyłbym jeszcze w słodkiej nieświadomości i nie przeczuwał zbliżającej się katastrofy. A tak będę miał bardzo zepsute Boże Narodzenie.

Jo-jo

By   22 października 2014

O efektach jojo niektórych diet na pewno słyszał każdy. Pewnie sami nie raz (a może nawet i nie dwa) walczyliście z paskudnym wzrostem wagi po drakońskiej diecie i cierpieliście z powodu zbyt dużej liczby kilogramów. W większości przypadków efekt jojo dotyka kobiet, jednak w dzisiejszych czasach coraz większa liczba mężczyzn również cierpi z tego powodu. Jednym z przykładów na duże spadki i jeszcze większe wzrosty wagi jestem ja.

w60Moja praca, którą wykonuję od dobrych paru lat nie sprzyja odchudzaniu. Praca asystenta biura handlowego Legionowo jest pracą typowo siedzącą, mało atrakcyjną pod względem ruchowym. Mój jedyny ruch w pracy wiąże się ze wstawaniem z fotela biurowego po jakiś dokument znajdujący się w segregatorze na regale.

Odchudzać próbowałem się już parę razy, bo życie w ponad stukilowym ciele mi nie odpowiada. Niestety, moje odchudzanie za każdym razem kończyło się tak samo. Na początku duży spadek wagi (po 10 – 15 kilogramów), a po porzuceniu diety szybki powrót do dawnej wagi, a nawet większe tycie. Parę razy próbowałem korzystać z porad dietetyka, katowałem się też na siłowni czy na basenie. Niestety, moja silna wolna zawsze okazuje się być słabą, bo nie wytrzymuję w postanowieniu do samego końca i nie radzę sobie z następstwami porzucenia diety. Ja mam chyba jakieś problemy natury psychologicznej i będę musiał wybrać się na jakąś terapię.

Najmilsze biuro na świecie

By   29 sierpnia 2014

Biur handlowych w każdym mieście znajdziecie co najmniej kilka, a w takiej Warszawie na przykład to pewnie jest ich ponad setka. Biura różnią się od siebie wieloma elementami, jednak również ze względu na wiele aspektów są do siebie podobne. Może odwiedziliście już w swoim życiu kilka biur handlowych, jednak zapewniam Was, że nigdzie nie znajdziecie takiego, w którym ja obecnie pracuję na stanowisku asystenta, asystent biura handlowego Mysłowice.

60Cztery razy przejrzałem już swoją umowę o pracę by sprawdzić, czy małym druczkiem, gdzieś na dole strony nie ma w niej zapisu, że każdy, kto rozpoczyna pracę w firmie musi być osobą miłą, uczynną i serdeczną. Niestety, takiego zapisu się nie doszukałem, co musi oznaczać, że to osoby rekrutujące personel muszą mieć rentgen w oczach i z miejsca rozpoznawać  czy ktoś jest miły i sympatyczny czy nie. Może nasz pracodawca założył sobie, że jego pracownicy powinni spełniać określone standardy serdeczności i uczynności i ten program sukcesywnie realizuje.

Cóż, nawet gdybym chciał to z całej chmary handlowców pracujących w firmie nie potrafię wymienić ani jednej osoby, której bym nie lubił. Wiadomo, ludzie mają lepsze i gorsze dni, jedni mają takie cechy charakteru, inni inne, jednak summa summarum wszyscy są życzliwi i otwarci, a przede wszystkim bardzo pomocni. Najmniej sympatyczną osobą w zespole jestem chyba ja sam, tak przynajmniej mi się wydaje. Czasem zwyczajnie jestem obrażony na cały świat, jednak wtedy i tak staram się być miły dla wszystkich, tak jak inni są mili dla mnie. Cieszę się, że mam pracę, w której panuje zdrowa i spokojna atmosfera!

Wyjść z długów

By   1 sierpnia 2014

Od dwóch dni czekam na telefon z firmy, w której biorę udział w rekrutacji na stanowisko asystenta biura handlowego. Mieli do mnie zadzwonić najpóźniej dwa dni po drugim etapie rozmów kwalifikacyjnych i nadal nie zadzwonili, co mnie nieco niepokoi. Organizatorzy rekrutacji zarzekali się, że jakikolwiek wynik by nie był, i tak do mnie zadzwonią z informacją.

a60Moje oczekiwania na telefon od rekrutera przybrały wręcz komiczną formę. Teraz z telefonem chodzę wszędzie, nawet do toalety czy do łazienki, żeby pod żadnym pozorem nie przepuścić okazji na odebranie ważnej wiadomości. Rodzice śmieją się ze mnie i mojej obsesji, chociaż jednocześnie rozumieją moje zdenerwowanie.

Gdyby udało mi się zostać asystentem, asystent biura handlowego Nowy Sącz, nareszcie skończyłyby się moje problemy finansowe, z którymi borykam się od dłuższego czasu. Kilka miesięcy temu miałem nieco gorszy okres, podczas którego popożyczałem mnóstwo pieniędzy od rodziny i znajomych. Te pieniądze trzeba teraz oddać, a żeby je mieć to trzeba iść do pracy. Rodzice nie mają tyle pieniędzy, żeby pomóc mi spłacić długi, a nawet gdyby mieli to i tak by mi nie dali, bo wyznają zasadę, że skoro ktoś sam naważył sobie piwa to teraz to piwo musi wypić. To trudne ale bardzo pouczające podejście.

Zanim spłacę wszystkie długi minie kilka długich miesięcy, ale mając pracę przynajmniej będę miał pewność, że z czasem pozbędę się zadłużenia.

Dobry szef jak jednorożec

By   24 lipca 2014

s60Odkąd skończyłem studia i zacząłem pracować nabrałem świętego przekonania, że ktoś taki jak sympatyczny i życzliwy przełożony w ogóle nie istnieje. Do tej pory miałem do czynienia z kilkoma szefami i szefowymi i niestety o żadnym nie mógłbym powiedzieć, że są sympatyczni lub pomocni. Nie wiem czy miałem po prostu takiego pecha czy inni kłamią mówiąc o tym jak świetnie pracuje im się z ich przełożonymi. Ja najchętniej wystrzeliłbym swoich szefów w kosmos i jeszcze upewnił się, że nie znajdą drogi powrotnej na Ziemię.

Chyba najgorzej jest teraz, od kiedy pracuję jako asystent biura handlowego Ełk. Przyznaję, że moja praca nie jest zbyt atrakcyjna i dobrze płatna, ale innej na szybko nie udało mi się znaleźć. Gdy ktoś kończy filozofię powinien liczyć się z faktem, że nigdzie pracy nie znajdzie i nie powinien wybrzydzać na cokolwiek przyniesie mu los.

We wspomnianym biurze handlowym pracuje pani Michalina, moja bezpośrednia przełożona, której jad widać już na pierwszy rzut oka. Wystarczy na nią spojrzeć i już wiadomo, że przed oczami mamy twardą babkę, która nie ma litości dla słabych i kiepsko pracujących pracowników. Jeśli chcecie jakoś przetrwać w biurze musicie pracować bez wytchnienia i wypełniać wszystkie polecenia pani Michaliny. Gdy nie pracujecie róbcie to tak, żeby ona myślała, że jednak coś robicie, bo inaczej będzie naprawdę kiepsko.