Monthly Archives: Styczeń 2017

Zakres obowiązków Asystenta Biura Handlowego

By   31 stycznia 2017

Zakres obowiązków Asystenta Biura HandlowegoKażde stanowisko pracy ma określony zakres obowiązków, które należy wykonywać. Oczywiście w poszczególnych firmach taki zakres może się nieznacznie różnić w zależności np. od profilu działalności, wielkości organizacji, czy zwykłego „widzi mi się” przełożonego.

A jaki jest zakres obowiązków Asystenta Biura Handlowego i czym się dokładnie zajmuje? Głównym zadaniem osoby na tym stanowisku jest wspieranie całego działu handlowego danej organizacji. Prowadzi kalendarz spotkań, przygotowuje różnego rodzaju materiały do prezentacji i negocjacji, sprawozdania oraz oferty handlowe. Ewidencjuje i prowadzi korespondencję oraz rejestr dokumentów księgowych, a przy tym kontroluje należności od kontrahentów. Czuwa nad pracami biurowo-administracyjnymi oraz sprawdza stany magazynowe. Poza tym jest realnym wparciem w zakresie kontaktów z klientami, w tym ich obsługi oraz rozszerzania tak zwanego portfela klientów. Z reguły dział handlowy jest jednym z wielu działów w całej firmie, więc Asystent Biura Handlowego jest pewnego rodzaju łącznikiem między wszystkimi współpracownikami poszczególnych komórek. Pracownik na tym stanowisku organizuje także spotkania handlowe, rezerwuje sale konferencyjne, organizuje transport, czy w przypadku wyjazdów służbowych hotel albo np. restauracje.

Bez dwóch zdań osoba pracująca na stanowisku Asystenta Biura Handlowego musi być dobrze zorganizowana oraz posiadać wiedzę z zakresu obsługi klienta i sprzedaży.

Zarządzanie czasem to podstawa

By   16 stycznia 2017

Stanowisko Asystenta Biura Handlowego wymaga dobrej organizacji, dokładności i szybkiego działania. Istotnym elementem tej pracy, jak i zresztą każdej innej, jest odpowiednie zarządzanie czasem. Dobra organizacja czasu pracy pozwala na efektywne jego wykorzystanie i jest podstawą sukcesu.

Jak dobrze zarządzać czasem i co może nam w tym pomóc?zarządzanie czasem to podstawa

Planowanie harmonogramu dnia

Planowanie jest podstawą skutecznego działania i realizowania zamierzonych celów.

Robienie notatek i wytyczenie celów

Pamięć bywa zawodna. Duża ilość informacji może spowodować brak zapamiętania tych najważniejszych. Poza tym warto zanotować sobie jakie mamy konkretne zamierzenia np. wystawienie wszystkich opłaconych faktur, a nie tylko wystawienie faktur.

Ustal priorytety!

Zacznij pracę od najważniejszych jej elementów. Rzeczy ważne i pilne należy wykonywać najpierw. Zadania ważne, które za razem nie są pilne, można odłożyć na trochę później i poświęcić im więcej czasu. Są także zadania, które nie są aż tak ważne, ale są pilne – trzeba wykonać je szybko. Rzeczy mniej ważne, które nie są pilne wykonujemy na końcu.

Grupowanie zadań, które są podobne do siebie pozwala w efektywniejszym wykorzystywaniu czasu. Nie wykonuj kilku rzeczy na raz, bo żadna z nich nie będzie wykonana dobrze. Kluczem do sukcesu jest skupienie uwagi na bieżącej sprawie. Kiedy się rozpraszamy, automatycznie wydłuża się czas realizacji zadania.

Kontroluj realizację zadań

Ważna jest także kontrola realizacji zadań i założenie sobie czasu na nieplanowane sprawy.

Unikaj wszelkiego rodzaju tzw. „rozpraszaczy”