Ogłoszenie numer: 6928971, from 2022-05-22

IOTA Group was founded in 1982, by the entrepreneur Jean-Claude CUSIN and stands today as a leading International Independent Energy Consultant Services Firm. Ever since its inception, this initial entrepreneurial state of mind has never stopped being the essence of IOTA’s approach to business success and true long-term value creation for its Customers.

Today, IOTA Group assigns a lot of consultants across 60 different countries and tailors solutions around three main business activities, Talent Resourcing, Gateway services and Global mobility services. As an international independent business IOTA Group operates at the highest standards of quality and ethics worldwide. IOTA commits to abiding by the laws of host countries, transferring value and skills from its business to local communities and acting as a socially and environmentally responsible stakeholder.

New horizons

Pursuing new business opportunities, participating into the development of new prospects and crafting innovative HR solutions for demanding industries is what drives IOTA.

IOTA’s strong positioning in Africa lies at the heart of its international global strategy. The company seeks to expand its presence on the continent to answer ever more challenging operations and compliance requirements from its Customers.

Sales Administration Assistant

Location: Warszawa, home office

 

Job description

MISSION & OBJECTIFS:

  • Assurer la gestion administrative du service Sales Admininistration
  • Respecter les normes métiers en vigueur au sein du Groupe lOTA
  • Communiquer les données importantes à la Direction du Groupe
  • Respecter les priorités et les délais 
  • Assurer les contrôles opérationnels et comptables avant envoi de documents (clients / consultants)

ACTIVITES:

Gestion de la messagerie électronique du service

  • Suivi de la réception des relevés d’activités de nos consultants
  • Suivi de la réception des notes de frais
  • Suivi des demandes de nos consultants
  • Transfert et organisation des éléments ci-dessous aux Sales Administration Officer

Suivi des consultants

  • Relance des consultants pour obtenir leurs pointages puis intégration dans le logiciel
  • Envoi des bulletins de salaire
  • Classement des documents de production
  • Réception et suivi des éventuelles réclamations
  • Suivi des demandes d’avances / acomptes
  • Suivi et gestion du tableau des réclamations consultants.

Support au service Sales Administration

  • Assurer le support administratif et le secrétariat du service durant les périodes de préparation et de production de la paie
  • Création et suivi des tableaux de suivi
  • Envoi des indicateurs de production à la direction 2 fois par semaine
  • Vérification et envoi des factures aux clients et suivi du tableau des envois de factures
  • Classement et tri des documents internes au service
  • Refacturation des factures logistiques aux entités du groupe IOTA

Support au service Credit Management

  • Participation aux activités de recouvrement
  • Extraction et diffusion des balances âgées aux responsables commerciaux
  • Demande de garanties client à notre assureur
  • Création des comptes clients dans notre logiciel

Support aux autres services

  • Demande des acomptes à la comptabilité deux fois dans le mois
  • Vérification et validation des virements aux consultants
  • Suivi des tableaux RH pour les consultants corporates
  • Être un relai entre le service Sales Administration et les autres services notamment le service commercial

Requirements

PROFIL & COMPETENCES REQUISES:

Formation:

  • Diplôme d’Assistante de Gestion ou Assistant administratif

Expérience:

  • Expérience de minimum 1 an dans la gestion des administrative dans le domaine de la prestation de services internationales
  • Expérience en recouvrement un plus

Compétences techniques :

  • Bon niveau indispensable sur les outils informatiques / Bureautiques (Notamment Excel)
  • Maitrise du français indispensable, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Maitrise de l’anglais oral et écrit (B2/C1)

Savoir Être:

  • Organisé, rigoureux et autonome
  • Bonne gestion du stress, réactif 
  • Savoir prioriser son travail
  • Force de proposition.
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